Dans la vie d’une entreprise, le salon est une étape cruciale, presque obligatoire. Que vous soyez participant ou organisateur, pour que cet événement atteigne les objectifs dont vous vous êtes fixés, il faut un minimum d’organisation à tous les niveaux. Street Diffusion vous partage les étapes essentielles pour organiser un salon.

Les premiers préparatifs sur papier, c’est la base d’une bonne organisation

Avant toute chose, il vous faut un plan d’attaque : à quelle date, dans quel lieu, quel est votre budget et quels sont vos objectifs. Ce dernier est très important, car c’est sur vos objectifs que se repose votre stratégie.

Les objectifs peuvent être :

• de générer des prospects
• de faire connaître votre produit ou service ou votre entreprise
• de fidéliser votre clientèle
• ou encore de faire des ventes

Faites une checklist de ce que vous devez faire du plus petit détail comme la commande des goodies à distribuer jusqu’au plus grand comme la liste de vos invités, de vos présentations ou de votre budget. Attention, toutes les tâches même les plus petites sont à lister, car c’est l’ensemble de tout cela qui fait que votre salon sera une réussite.

Une fois votre liste en place, c’est le moment de les exécuter point par point. La prochaine étape importante est la communication de votre événement.

Communication avant et pendant le salon

La communication est le fil conducteur de votre événement. Même si tout est en place, sans cette partie, vous n’aurez pas de visiteurs et vous n’atteindrez jamais vos objectifs. La première partie de la communication se fait plusieurs semaines avant l’événement jusqu’au jour J-1. La deuxième partie se passe pendant le salon.

Plusieurs canaux s’offrent à vous pour promouvoir l’événement :

•  les espaces publicitaires : panneaux, journaux, magazines, etc.
•  les emailings : pour vos prospects, vos clients et tous vos contacts
•  les réseaux sociaux
•  les communiqués de presse
•  les sites d’événements
•  votre site et votre blog

Le street marketing : le canal de communication de cette année

Le street marketing est sans doute le moyen de communication que vous pouvez utiliser avant et pendant le salon.

Grâce à cette méthode, vous pouvez distribuer des flyers, des tracts, des invitations, des paniers-cadeaux, des programmes et faire une animation mascotte avant et pendant le jour J. Le street marketing est là pour augmenter votre visibilité. C’est un outil pertinent, car plus vous êtes visible, plus vous attirez des prospects, plus vous aurez des opportunités de les convertir en clients. Avec une promotion externe bien rodée, la moitié du chemin sera fait. Faîtes appel à des experts tel que Street Diffusion pour mener à bien votre campagne de street marketing.

Nous pouvons noter que Street Diffusion a également mis en place des campagnes Street Marketing pour des organisateurs de salon tels que Reed Expo, Comexposium et Preventica.

Le jour J

L’organisation du jour J est très importante. Bien entendu, il y a toujours des soucis de dernières minutes, mais ils sont relativement minimes et si vous avez bien mis en place tout ce qu’il faut faire avec votre chechlist, vous n’aurez pas de souci. Répartissez les tâches de chaque personne et surtout soyez à l’heure. Soyez inventifs pour vous différencier de vos concurrents. N’hésitez pas à utiliser les grands moyens : un stand bien agencé et attirant, une animation mascotte, une animation avec une borne photo interactive, des cadeaux pour les visiteurs, etc.

Conclusion : Nos derniers conseils

• faites participer vos collaborateurs
•  n’hésitez pas à faire appel à des influenceurs de votre secteur d’activité
•  invitez des journalistes
•  n’oubliez pas de remercier vos visiteurs après le salon
•  Voyez les choses en grand au niveau de l’agencement de votre stand
•  Prévoyez une bonne communication Street Marketing en amont du salon